La web corporativa como medio de convocatoria de la Junta. Su reflejo en las escrituras de constitución y en los Estatutos Sociales.
 
22 de octubre de 2013
Artículo publicado también en www.notariosyregistradores.com
1.- Introducción: Finalidad de este trabajo.

Es esencialmente práctica y responde al siguiente planteamiento: Una página web corporativa puede ser muy útil para cualquier sociedad mercantil especialmente a la hora de relacionarse con sus socios (para la convocatoria de juntas y la entrega de información). Sin embargo la utilización de la web corporativa para estos fines hace aconsejable tener unas previsiones tanto en los estatutos sociales como, si es posible, en la Escritura de Constitución de una sociedad. Voy a tratar de reflejar aquí cuáles deben ser esas previsiones.

2.-Concepto de web corporativa. Su creación.

2.1.- Concepto.

Una página web corporativa de una sociedad mercantil es, obviamente, una página web, pero que tiene dos particularidades: Por una parte, que ha sido designada como tal, con todos los efectos legales que ello supone, por esa sociedad mercantil; por otra, que además cumple los requisitos técnicos ( no menospreciables) que establece la legislación para que una página web pueda ser considerada “corporativa”.

La regulación de la web corporativa en la vigente ley de sociedades de capital procede de la modificación de la misma introducida por la ley 1/2012 y, en la parte que ahora nos interesa, dice así:

En cuanto a la designación o creación:

Artículo 11 bis. Página web de la sociedad

1.Las sociedades de capital podrán tener una página web corporativa. Esta página será obligatoria para las sociedades cotizadas.

2.La creación de una página web corporativa deberá acordarse por la junta general de la sociedad. En la convocatoria de la junta, la creación de la página web deberá figurar expresamente en el orden del día de la reunión. Salvo disposición estatutaria en contrario, la modificación, el traslado o la supresión de la página web de la sociedad será competencia del órgano de administración.

3. El acuerdo de creación de la página web se hará constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil competente y será publicado en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil”.

El acuerdo de modificación, de traslado o de supresión de la página web se hará constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil competente y será publicado en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil”, así como en la propia página web que se ha acordado modificar, trasladar o suprimir durante los treinta días siguientes a contar desde la inserción del acuerdo.

La publicación de la página web de la sociedad en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” será gratuita.

Hasta que la publicación de la página web en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” tenga lugar, las inserciones que realice la sociedad en la página web no tendrán efectos jurídicos.

Los estatutos sociales podrán exigir que, antes de que se hagan constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil, estos acuerdos se notifiquen individualmente a cada uno de los socios.

En cuanto a los requisitos técnicos:

Artículo 11 ter Publicaciones en la página web

1.La sociedad garantizará la seguridad de la página web, la autenticidad de los documentos publicados en esa página, así como el acceso gratuito a la misma con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado en ella.

2.La carga de la prueba del hecho de la inserción de documentos en la página web y de la fecha en que esa inserción haya tenido lugar corresponderá a la sociedad.

3.Los administradores tienen el deber de mantener lo insertado en la página web durante el término exigido por la ley, y responderán solidariamente entre sí y con la sociedad frente a los socios, acreedores, trabajadores y terceros de los perjuicios causados por la interrupción temporal de acceso a esa página, salvo que la interrupción se deba a caso fortuito o de fuerza mayor. Para acreditar el mantenimiento de lo insertado durante el término exigido por la ley será suficiente la declaración de los administradores, que podrá ser desvirtuada por cualquier interesado mediante cualquier prueba admisible en Derecho.

4.Si la interrupción de acceso a la página web fuera superior a dos días consecutivos o cuatro alternos, no podrá celebrarse la junta general que hubiera sido convocada para acordar sobre el asunto a que se refiera el documento inserto en esa página, salvo que el total de días de publicación efectiva fuera igual o superior al término exigido por la ley. En los casos en los que la ley exija el mantenimiento de la inserción después de celebrada la junta general, si se produjera interrupción, deberá prolongarse la inserción por un número de días igual al que el acceso hubiera estado interrumpido.

2.2.- La “creación” de la web frente a su “concreción”.

Como puede verse en el artículo 11 bis antes transcrito, si bien la creación de la página web es competencia de la junta general de socios o accionistas, su modificación, traslado o supresión son competencia, salvo disposición estatutaria en contrario, de los administradores sociales.

Esta distinción, unida a otros argumentos, ha llevado a la DGRN, en su resolución de fecha 10 de octubre de 2012, a distinguir entre lo que sería la decisión social de disponer de una página web corporativa (competencia de la Junta), de la concreción de cuál es la ubicación concreta o dirección URL de dicha página web (que puede ser delegada por la Junta en los Administradores). El párrafo específico que trata este tema en esa Resolución dice así:

En régimen de web corporativa habrá que distinguir entre la decisión relativa a la creación de dicha web cuya competencia en aplicación de lo que se establece en el artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital (LA LEY 14030/2010) desde la Ley 25/2011 (LA LEY 15916/2011) y ahora en la redacción última de dicho precepto, se residencia en la junta general, en razón de la trascendencia de dicha decisión, sea o no precisa modificación estatutaria (afecta a todo procedimiento para hacer efectivos derechos corporativos de los socios y para informar de hechos relativos a la sociedad y para comunicarse con terceros); su ejecución (de la ley se infiere que, una vez la junta adopta la oportuna decisión de creación, el órgano de administración puede determinar y seleccionar la dirección concreta en Internet y su traslado; la junta puede adoptar la decisión de creación sin establecer la dirección del concreto sitio que quizás ni siquiera esté disponible o libre en ese momento) y la publicidad legal obligatoria de la decisión de creación y de la dirección del sitio en Internet donde se aloja la web cuyo cumplimiento compete a los administradores (sistema de comunicación de estos extremos a socios y terceros).”

Esta interpretación de la Dirección General, que es absolutamente coherente con otros supuestos de delegación de ejecución de acuerdos por parte de la junta en los administradores, es compartida por algún prestigioso mercantilista (Alberto Díaz Moreno en su artículo “Cómo crear y gestionar su web corporativa”, publicado en www.gomezacebo-pombo.com ).

3.-Cláusulas aconsejables en las escrituras de constitución (y en los estatutos), de sociedades mercantiles.

A la hora de constituir una sociedad, podríamos encontrarnos con esta situación:

  • Parece conveniente que la sociedad pueda tener su web corporativa
  • Pero en el momento de la constitución puede que no sepa la dirección concreta de esa posible web corporativa.
  • Si no se prevé nada en la escritura de constitución, para la creación de la web corporativa será precisa la convocatoria de una junta, que habrá de realizarse por medios tradicionales más o menos complejos (comunicaciones escritas e individuales a los socios o publicaciones en BORME y diario).

Esa situación puede resolverse con una cláusula en la escritura de constitución en la que todos los socios acuerdan la creación de la Web Corporativa del siguiente modo:

“Acordar la creación de la página WEB corporativa de la Sociedad, de conformidad con los Estatutos Sociales y la Ley de Sociedades de Capital, delegando en el órgano de administración la elección de la dirección URL o sitio en la Web de la web corporativa, la  cual comunicará dicho órgano de administración, una vez concretada, a todos los socios.”

Clausula que tendría su complemento en los Estatutos sociales que menciona, con una redacción así:

DOMICILIO SOCIAL, NACIONALIDAD, WEB CORPORATIVA. La Sociedad tiene su domicilio en  * y tiene nacionalidad española.  

El órgano de administración podrá crear, suprimir o trasladar sucursales, así como cambiar el domicilio social dentro del mismo término municipal.

Por acuerdo de la Junta General, la Sociedad podrá tener una página WEB corporativa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital. La Junta General podrá delegar en el órgano de administración la elección de la dirección URL o sitio en la Web de la web corporativa, que una vez concretada comunicará a todos los socios.

Será competencia del órgano de administración la modificación, el  traslado o la supresión de la página web.

Estas previsiones lógicamente no obligan a la sociedad a crear su web corporativa, pero le facilitan mucho su creación si decide hacerlo.

3.- La Convocatoria de la Junta a través de la Web Corporativa.

Empecemos por la transcripción del Art. 173 LSC en su redacción actual:

«Artículo 173 Forma de la convocatoria

1. La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

3. Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad.»

Pueden verse las diferencias entre la redacción actual de este artículo 173 y la anterior, que decía lo siguiente:

Artículo 173. Forma de la convocatoria

1.Salvo disposición contraria de los estatutos, la junta general será convocada mediante anuncio publicado en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” y en la página web de la sociedad. Con carácter voluntario y adicional a esta última o cuando la sociedad no tenga página web, la convocatoria se publicará en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. Los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad o por cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, que asegure la recepción del mismo por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

Los comentarios que pueden hacerse a la redacción actual en relación con la inmediatamente anterior son los siguientes:

  • La página web corporativa siempre que exista (legal y físicamente) se ha convertido en el medio imperativo de convocatoria de la junta de socios.
  • Sin embargo, a pesar de la redacción actual (“será convocada”) del artículo 173, en contraposición con las anteriores, no podrá usarse la web corporativa para la convocatoria de la junta si los estatutos prevén específicamente un sistema diferente, por la prevalencia en Derecho societario de los estatutos sociales inscritos frente a la regulación legal general.
  • Y hay que tener en cuenta, que si los estatutos sociales no prevén nada sobre convocatoria de la junta y la sociedad no tiene página web corporativa entrará en juego la disposición legal de que la convocatoria se realice “ en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social”, que son medios costosos y desproporcionados para la mayor parte de las sociedades españolas.

Las conclusiones prácticas de lo anterior son, por una parte, la conveniencia de que en los estatutos sociales se prevea el sistema de convocatoria de la junta utilizando la página web si hubiera sido creada, y por otra que en ellos se designe un sistema alternativo de convocatoria apropiado a la naturaleza de la sociedad para el caso de que la página web corporativa no existiera.

Un ejemplo de cláusula estatutaria en este sentido sería la siguiente:

“Convocatoria de la junta general:

A) Mientras no exista web corporativa de la sociedad las Juntas se convocarán por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de que algún socio resida en el extranjero éste solo será individualmente convocado si hubiera designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

Una vez que la web corporativa de la sociedad haya sido inscrita en el Registro Mercantil y publicada en el BORME, las convocatorias de juntas se publicarán mediante su inserción en dicha web.”

Esta previsión estatutaria encaja perfectamente con la decisión en la escritura de constitución por parte de los socios constituidos en junta universal de crear la página web y delegar su concreción en el órgano de administración. Si la página web no existe la sociedad convocará las juntas por el medio tradicional de las pequeñas Sociedades Mercantiles españolas, que es la comunicación individual y escrita a los socios. En el momento en que los administradores concreten cuál es la página web corporativa, la inscriban en el registro mercantil, se publique en el BORME y la comuniquen a los socios, ese medio de convocatoria quedará automáticamente sustituido por la web corporativa, sin que sea necesaria ni reunión de la Junta ni modificación estatutaria.

4.- La Convocatoria de la Junta a través de la Web corporativa pero en sistema “restringido”.

La finalidad de la web corporativa es servir de instrumento de relación de una sociedad mercantil con sus socios, por una parte, y con los terceros, de otra.

Es obvio que ambas finalidades son diferentes. Y también que en las relaciones con los socios, que se concretan básicamente en la convocatoria de juntas y en la puesta a disposición de los mismos de la documentación pertinente para las mismas, puede ser perjudicial para la sociedad el conocimiento por parte de terceros del contenido de esas convocatorias o de la documentación derivada de ellas, cosa que no ocurriría si la convocatoria se hiciera por un medio de comunicación individual y escrito. Y aunque no existiera ese perjuicio, es obvio que los terceros no tienen por qué conocer hechos o documentos que afectan exclusivamente a la relación entre la sociedad y sus socios.

Esto nos conduce a un problema general de las páginas web, que es su visibilidad por el público indiscriminadamente. Una forma de resolver ese problema sería distinguir en la página web corporativa un área general, visible por todo el mundo, de un área especial, visible exclusivamente por los socios, los cuales deberían estar informados por la sociedad de las publicaciones que se realizaran para poder acceder a ellas.

La posibilidad legal de esta distinción es clara si existe una previsión estatutaria al respecto que ha sido adoptada con todos los requisitos legales, lo cual es evidentemente muy fácil si se realiza en el momento de constitución de la sociedad.

Un ejemplo de cláusula estatutaria en ese sentido sería la siguiente:

“Para preservar la confidencialidad de las relaciones entre la sociedad y sus socios, esta inserción (se refiere a la de la convocatoria de Juntas) podrá realizarse en un área especial de  la web corporativa, visible en ella, de forma que su contenido sólo sea accesible para los socios. A estos efectos todos los socios están obligados a comunicar a la sociedad una dirección de correo electrónico.”

El órgano de administración  será el competente para  crear dicha área especial y decidir la forma concreta en que se visualiza en la web corporativa. Una vez creada esa área especial por el órgano de administración lo comunicará a todos los socios a su dirección de correo electrónico incluyendo a cada socio una contraseña que, juntamente con su dirección de correo electrónico, les permitirá el acceso a dicha área.

Efectuada dicha comunicación a todos los socios, el área especial devendrá operativa y la sociedad estará obligada a comunicarles por correo electrónico la inserción en la misma de las convocatorias de Juntas y de los demás anuncios societarios que se publiquen según lo previsto en la Ley de Sociedades de Capital.

A través de dicha área especial se podrán realizar también las comunicaciones entre sociedad y socios a que se refiere el Art. 11 quáter de la Ley de Sociedades de Capital cumpliendo los requisitos que en él se establecen.

Esta cláusula debe llevar, en la escritura de constitución, un complemento en la siguiente forma:

“Presentes todos los socios y en relación con lo establecido en los Estatutos sociales, designan como cuentas de correo electrónico de cada uno de ellos y a todos los efectos, las siguientes:—————————————————————————————-

*Nombre y cuenta”

Como comentarios a estas clausulas:

Son perfectamente congruentes con el impulso legislativo para la utilización de la web corporativa y en general de los medios telemáticos en las relaciones entre la sociedad y sus socios.

Permiten compatibilizar lo anterior con la confidencialidad que en muchas ocasiones deben tener esas relaciones y disponer de un medio idóneo para las comunicaciones y el intercambio de documentos en general que prevé el Art. 11 quáter de la LSC.

5.- Conclusiones.

En materia de web corporativa es muy aconsejable su regulación en la constitución y en los estatutos de las sociedades. Esta previsión no tiene costes y permite ahorros de todo tipo en el futuro.

La redacción completa de las cláusulas que antes se han transcrito de modo fraccionado es la siguiente:

5.1.- En la escritura de constitución.

Los socios fundadores ACUERDAN POR UNANIMIDAD:

A) Determinar que la Sociedad será inicialmente administrada por ……………………….

B) La creación de la página WEB corporativa de la Sociedad, de conformidad con los Estatutos Sociales y la Ley de Sociedades de Capital, delegando en el órgano de administración la elección de la dirección URL o sitio en la Web de la web corporativa, lo cual comunicará dicho órgano de administración, una vez concretada, a todos los socios.

C) Presentes todos los socios y en relación con lo establecido en los Estatutos sociales, designan como cuentas de correo electrónico de cada uno de ellos y a todos los efectos, las siguientes:—————————————————————————————-

*Nombre y cuenta

5.2.- En los Estatutos sociales

DOMICILIO SOCIAL, NACIONALIDAD, WEB CORPORATIVA. La Sociedad tiene su domicilio en  * y tiene nacionalidad española.  

El órgano de administración podrá crear, suprimir o trasladar sucursales, así como cambiar el domicilio social dentro del mismo término municipal.

Por acuerdo de la Junta General, la Sociedad podrá tener una página WEB corporativa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital. La Junta General podrá delegar en el órgano de administración la elección de la dirección URL o sitio en la Web de la web corporativa, que una vez concretada comunicará a todos los socios.

Será competencia del órgano de administración la modificación, el  traslado o la supresión de la página web.  

Convocatoria de la junta general:

A) Mientras no exista web corporativa de la sociedad las Juntas se convocarán por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de que algún socio resida en el extranjero éste solo será individualmente convocado si hubiera designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

Una vez que la web corporativa de la sociedad haya sido inscrita en el Registro Mercantil y publicada en el BORME, las convocatorias de juntas se publicarán mediante su inserción en dicha web.

Para preservar la confidencialidad de las relaciones entre la sociedad y sus socios, esta inserción podrá realizarse en un área especial de  la web corporativa, visible en ella, de forma que su contenido sólo sea accesible para los socios. A estos efectos todos los socios están obligados a comunicar a la sociedad una dirección de correo electrónico.

El órgano de administración  será el competente para  crear dicha área especial y decidir la forma concreta en que se visualiza en la web corporativa. Una vez creada esa área especial por el órgano de administración lo comunicará a todos los socios a su dirección de correo electrónico incluyendo a cada socio una contraseña que, juntamente con su dirección de correo electrónico, les permitirá el acceso a dicha área.

Efectuada dicha comunicación a todos los socios, el área especial devendrá operativa y la sociedad estará obligada a comunicarles por correo electrónico la inserción en la misma de las convocatorias de Juntas y de los demás anuncios societarios que se publiquen según lo previsto en la Ley de Sociedades de Capital.

A través de dicha área especial se podrán realizar también las comunicaciones entre sociedad y socios a que se refiere el Art. 11 quáter de la Ley de Sociedades de Capital cumpliendo los requisitos que en él se establecen.

P.S. Las cláusulas propuestas en este trabajo están siendo usadas en escrituras de mi despacho ya inscritas en diversos RR.MM.. Debo agradecer expresamente a compañeros de los Registros Mercantiles su revisión y sugerencias sobre ellas. Igualmente agradecería de los lectores cualquier comentario que considerasen oportuno hacer.

Artículo publicado también en www.notariosyregistradores.com