Esto es un manual de ayuda para guiarte en el funcionamiento de cada menú dentro del servicio GRID asesor. Aquí te especificamos, en qué consiste el servicio, qué cosas puedes hacer dentro de la plataforma, cómo puedes hacerlas y de qué manera puedes comunicarte con tus clientes.

Siempre puedes volver para consultar tus dudas haciendo clic sobre el icono Tutorial.

GRID asesor es una herramienta online desde la que podrás gestionar las web legales de las sociedades de tus clientes. Es un espacio online y privado, que se encuentra dentro de la web de ADSOC – www.adsoc.com – donde podrás acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento con tus claves de usuario . Recuerda que siempre tendrás que iniciar sesión primero en el botón Acceso clientes , situado en la home y luego hacer clic en Mi Adsoc para acceder a la parte privada.

Puedes estar navegando por la web pública de ADSOC mientras estar registrado y sin tener que cerrar sesión. En el momento que quieras acceder a tu área privada, sólo tienes que hacer clic en Mi Adsoc.

Mi Adsoc: es el área privada de ADSOC, donde puedes acceder con tu usuario y contraseña para gestionar las web legales de tus sociedades y operar dentro de un espacio online, directamente en web, que no requiere de costosos ni complejos sistemas de instalación.

Como asesor puedes:

a)Gestionar las web legales de las sociedades de tus clientes: es necesario que para gestionar las web legales de tus clientes, ellos estén dados de alta en el Plan Empresa para poder vincularse a tu asesoría. Hay tres formas de hacerlo:

– El cliente se da de alta por su cuenta y luego se conecta con tu asesoría.

– Tu asesoría puede invitar a un cliente desde la plataforma.

– Tu asesoría puede dar de alta al cliente desde la plataforma.

Si no existe vinculación entre asesoría y cliente, el asesor no podrá gestionar ninguna web legal ni realizar comunicaciones con sus clientes.

b) Dar de alta a usuarios de tu asesoría para trabajar de forma jerarquizada, mediante una asignación de permisos. Funciona como un circuito interno para preparar propuestas de publicaciones, que una vez listas se enviarán a tus clientes.

c) Clasificar a los usuarios de tu asesoría en listas, para una asignación de anuncios más rápida y una organización más personalizada.

d)Preparar anuncios internamente para enviar a tus clientes.

e) Hacer uso de plantillas que ponemos a tu disposición para facilitarte la elaboración de documentos y publicaciones.

f) Archivar las publicaciones y documentos de tus clientes en un tablón de forma ordenada, clasificándolos en públicos o privados.

g) Realizar descargas certificadas de publicaciones (también existe la opción de hacerlas simples.

Para poder preparar anuncios y documentos, primero debes de estar vinculado con las sociedades de tus clientes. Como eres asesoría, no puedes publicar los anuncios en nombre de tus clientes y por tanto necesitar estar vinculados con ellos para poder gestionar sus web legales.

Entra en el menú Clientes .

Desde este menú tienes dos opciones para conectarte con tus clientes. Puedes:

a) Invitar a tus clientes

b) Darles de alta.

a) Invitar a tus clientes : Para invitarles es importante que sepas los datos sociales y de contacto de la sociedad a la que vas a invitar. Es decir, vas a necesitar el CIF de la sociedad a la que te vas a vincular y un email de contacto. Haz clic en el botón Invitar a un cliente. Introduce los datos en los campos solicitados y haz clic en Enviar. Automáticamente, ADSOC notificará a la sociedad sobre la invitación mediante email. La sociedad tiene la opción de aceptar o rechazar la solicitud. Puedes ver el seguimiento de la invitación en la tabla que aparece dentro del menú.. Es decir, mientras el cliente no acepte ni rechace, en la tabla te aparecerán los datos de la invitación que has enviado y el estado en el que se encuentra – Pendiente- Vinculado – Rechazado.

Puede existir el riesgo de que te hayas equivocado introduciendo el email o la persona de contacto, de manera que mientras la invitación esté en estado Pendiente, podrás modificar sus datos. Es decir, podrás cambiar el email si lo has introducido mal y volver a enviarlo, o corregir el nombre/ apellido en la tabla si no lo has escrito correctamente o deseas cambiarlo.

Cuando el cliente acepte la invitación, él es el que tiene derecho a modificar sus datos (excepto el email). Podrá modificar el CIF si no es el correcto, o los datos de contacto. En este caso, en tu tabla de clientes, el estado de la invitación aparecerá como Vinculado y los datos en tu tabla se actualizarán automáticamente.

Si el cliente rechaza la invitación, en tu tabla de clientes se cambiará el estado a Rechazado y tendrás la posibilidad de eliminarlo de la tabla si lo deseas.

Esta es la forma de invitar a clientes. Puedes invitar a tantos clientes como tengas.

Haz clic aquí para invitar a tus clientes.

b) Darles de alta: existe otra opción para conectarte con tus clientes que es el alta de cliente por la propia asesoría desde GRID asesor, en concreto desde el menú Clientes. En este tipo de trámites societarios, el cliente se desentiende por completo para ocuparse únicamente de publicar un anuncio. Por ello, para simplificar aún más estos trámites, ADSOC permite que la asesoría de de alta a sus clientes con la posibilidad de realizar el pago de dos formas:

>Realiza el pago la asesoría en el momento del alta para facturárselo posteriormente a su cliente.

>La asesoría da de alta a su cliente, el cual tendrá que realizar el pago para poder publicar un anuncio.

Para dar de alta aun cliente, haz clic en el botón Alta de cliente. Rellena los datos solicitados y elige cuando pagar:

¿Quieres realizar el pago ahora?

Si/ NO, el pago lo realizará la sociedad.

Una vez la asesoría realice el alta de un cliente, a este le llegarán unas claves de acceso para entrar en la plataforma. La asesoría, al dar de alta al cliente, está comprando la web legal para la sociedad, que incluye además un entorno online donde la sociedad podrá comunicarse con sus socios, accionistas y terceros. En este espacio, se aprobarán, editarán y rechazarán los propuestas de publicación que lleguen desde la asesoría.

1- ¿Cómo dar de alta a usuarios de tu asesoría?

Para dar de alta a usuarios de tu asesoría con los que trabajar, accede al menú Usuarios.

Haz clic en el botón Nuevo usuario. Introduce los datos en los campos solicitados (nombre, apellidos, email)y marca la actividad del usuario que vas a dar de alta : si es activo o sólo lectura.

– ¿Qué son los usuario activos y los usuarios de sólo lectura?

Los usuarios activos son los que editan o supervisan contenidos antes de enviar a clientes.

Los de lectura son usuarios pasivos que únicamente leerán el contenido una vez el cliente lo haya publicado; estos serían por ejemplo: becarios de tu asesoría o principiantes que están aprendiendo a elaborar documentos. No intervienen en el proceso de elaboración de un anuncio, sólo leen el resultado una vez publicado.

Vamos a ver un ejemplo:

Da de alta a un usuario de tu asesoría. Márcalo como usuario activo (por ejemplo), y haz clic en Aceptar. Automáticamente, los usuarios que invites recibirán un email de ADSOC y tendrán que darse de alta y confirmar su vinculación contigo.

Este usuario aparecerá en la tabla de Usuarios activos con los datos que has indicado en el alta.

Ahora hay que asignarle un permiso o varios permisos: Los permisos son : webmaster – supervisor y editor.

El webmaster es quien gestiona la aplicación. El master de la asesoría que gestiona los usuarios internos sin intervenir en el proceso de creación de documentos. El que ha dado de alta el servicio GRID asesor y por tanto es quien controla y gestiona la herramienta. Da de alta a otros usuarios, se encarga de vincularse con sus clientes, asigna los permisos, puede dar de baja el producto, etc. Si quieres que un usuario gestione la herramienta, márcalo como webmaster. Los webmaster pueden dar de alta nuevos usuarios y gestionar sus perfiles.

El supervisor es el usuario que supervisa los trabajos que le llegan desde los editores para enviar a los clientes. Es un usuario que ha dado de alta el webmaster. Para que un usuario pueda dar por bueno un borrador antes de que los vean tus clientes, márcalo como supervisor.

El editor es quien edita los documentos en estado de borrador y se los envía al supervisor para aprobación. Para que un usuario pueda trabajar en los contenidos, márcalo como editor.

Haz clic aquí para asignar permisos. Recuerda, primero debes de dar de alta a los usuarios. Una vez estén dados de alta, puedes asignarles los permisos desde la tabla haciendo clic sobre ellos.

2- Clasifica a tus usuarios en listas, para una asignación de anuncios más rápida y una organización más personalizada

En el menú Usuarios de Mi Adsoc , en el botón Gestión de listas existe la posibilidad de organizar a tus usuarios de la asesoría en listas para clasificarlos en grupos y especificar de una manera más rápida a quien asignar la creación de un anuncio.

Haz clic en el botón Gestión de listas. Crea una lista y llámala por ejemplo accionistas. Con el selector de contactos, ve marcando a quien quieres incluir en la lista de accionistas. Incluye por ejemplo a un editor y a un publicador. Cuando acabes de seleccionar, haz clic en Aceptar. De esta manera has creado una lista con una selección de tus usuarios. Esto sirve para que cuando quieras asignar la creación de un anuncio, no tengas que buscar y escoger de tu lista de usuarios a quien quieres incluir para editar o supervisar por ejemplo. Si tienes creada la lista de accionistas, cuando quieras realizar una publicación exclusiva para accionistas, sólo tendrás que seleccionarr la lista en el momento de creación del anuncio.

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En Mi Adsoc existe un menú llamado Despacho, dónde podrás elaborar anuncios que posteriormente se enviarán a tus clientes. Recuerda que para crear un anuncio, primero deberás estar vinculado con tus sociedades.

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Haz clic en el botón Crear nuevo anuncio y selecciona la empresa para la que vas a preparar el anuncio.

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A continuación, marca el carácter del anuncio, si es público o privado, sube un PDF con el anuncio, y selecciona a qué usuarios va dirigido.

Cuando crees el nuncio, tus usuarios de la asesoría se encargarán de editarlo à el editor, que una vez termine el anuncio se lo enviará al supervisor àel supervisor tras revisarlo hará el clic para enviarlo al cliente. Aquí es donde el anuncio pasa al área de la sociedad y hasta que no se publique o se rechace, el estado del anuncio no cambiará en la tabla del despacho.

La tabla tiene una columna llamada Estado que permite darle seguimiento al anuncio una vez sale de la asesoría. Mientras tanto permanecerá en estado Pendiente de publicación. Una vez se publique por el administrador legal de la sociedad, el estado del anuncio cambiará a Publicado, o si en caso contrario se rechaza aparecerá como Rechazado.

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Cuando el anuncio se haya publicado, se archivará de forma automática en el menú Tablón de Mi Adsoc y se clasificará en público o restringido, según el carácter que se haya marcado al a anuncio mientras su elaboración.

El Despacho también incluye plantillas de documentos para facilitarte al elaboración de los tuyos. Podrás descargártelas haciendo clic sobre el botón Plantillas.

Haz clic aquí para ver las plantillas de anuncios que te facilitamos.

Haz clic aquí para crear un anuncio.

La aplicación te permite archivar las publicaciones y documentos de tus clientes en un tablón de forma ordenada, clasificándolos en públicos o privados.

En el menú Tablón de Mi Adsoc van apareciendo las publicaciones hechas por las sociedades que son clientes tuyos. Según sean públicas o privadas, se clasificarán de forma automática y aparecerán en la pestaña de Anuncios Públicos o Anuncios Privados.

Para descargar una publicación, sólo tienes que hacer clic sobre el tipo de descarga que quieras realizar: simple o certificada.

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Haz clic aquí para ver el Tablón.

Además de las acciones que incluye el servicio GRID asesor, dentro de Mi ADSOC, existen otros dos menús propios de la asesoría donde se recoge la información de tu usuario y de tu asesoría.

• Mi empresa

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• Mi usuario

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¿Para que sirve el menú Mi empresa?

El menú Mi empresa sólo está visible para los webmaster del servicio.

Este menú es el equivalente a la ficha de la empresa dada de alta, dónde se recogen sus datos, los productos contratados, el medio de pago y facturas. Veámos uno a uno la información que se recoge:

Medio de pago: permite introducir un número de cuenta para domiciliar el pago anual de forma automática. Se pueden introducir varias cuentas y seleccionar una como la forma de pago habitual.

Haz clic aquí para introducir un medio de pago

Facturas: es un histórico de facturas, dónde podrás ver el estado de cada una (pendiente-pagado-rechazado) y descargarlas en todo momento. Para realizar la descarga, haz clic en el botón descargar.

Haz clic aquí para ver las facturas.

Productos contratos: es la ficha del producto contratado, un resumen informativo de los servicios que incluye.

Haz clic aquí para ver qué incluye el servicio GRID asesor.

Datos de la empresa: recoge los datos fiscales y sociales de tu asesoría dada de alta en el servicio. Sirve para personalizar las facturas de forma más completa. Si quieres, puedes incluir el logo de tu empresa arrastrando la imagen hasta el recuadro blanco dónde se indica logo.

Haz clic aquí para subir el logo de tu asesoría y completar los datos.

¿Para que sirve el menú Mi usuario?

El menú mi usuario te permite configurar la privacidad y datos de tu cuenta ADSOC.

El nombre y apellidos que se muestran en tu privacidad son los que se utilizarán en los mensajes que se envíen cuando des de alta a un usuario o invites a un cliente.

Si quieres modificar tu contraseña, por temas de seguridad sólo puedes hacerlo desde la ventana de Acceso Clientes situado en al home: al inciar la recuperación de contraseña, te enviaremos un email con un código de seguridad que deberás de introducir en la siguiente ventana:

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Haz clic aquí para iniciar una recuperación de contraseña.

En la tabla de Mis accesos: se recoge la información de todas las empresas con las que trabajas y los permisos que se te han asignado para cada trabajo. Aquí puedes dar de baja los permisos o trabajos que no quieras aceptar.

Haz clic aquí para ver la tabla y si tienes permisos asignados pendientes de aceptar.

En mi usuario también puedes darte de baja en Baja de usuario: el botón baja del servicio, dará de baja automáticamente tu cuenta, sin posibilidad de recuperar ningún archivo por temas de seguridad.

En caso quieras reabrir la cuenta, tendrás que dar de alta de nuevo a la empresa pero no podrás recuperar ningún archivo, información , anuncio o trabajo realizado anteriormente.

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– La web legal de una sociedad creada en ADSOC, cumple con todos los requisitos técnicos exigidos por la LSC, lista para ser usada, con certificaciones legales de los publicaciones que demuestran quién ha publicado, cuándo y durante cuánto tiempo.

– Asegura la verificación e identificación de las personas legalmente habilitadas para publicar anuncios.

– Evita la inversión necesaria para poder garantizar el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos por la LSC.

– ADSOC está certificado en la preservación de evidencias digitales y se soporta en sistemas ISO27001.

– Protege a los administradores al cumplir con todos los requisitos de seguridad de la información y utilizar sellos de tiempo y certificados electrónicos de terceros especialistas en evidencias digitales.

Además, ADSOC Permite dar de alta tu web legal rápidamente. No hace falta que cambies tu web actual, puedes insertar tu web legal dentro de tu web comercial.

ADSOC te ofrece el plataforma lista para usar. Pero es importante que las sociedades de tus clientes cumplan con la normativa que les exige la LSC para hacer un correcto uso de la web legal.

A continuación te especificamos que necesita hacer cada tipo de sociedad para que al contratar la web legal, las publicaciones y comunicaciones que realicen en ella tengan efectos jurídicos.

Si tus clientes son :S.L. (Sociedad de Responsabilidad Limitada), S.A. (Sociedad Anónima), S.L.N.E. (Sociedad Limitada Nueva Empresa), S.C. (Sociedad en comandita), S.E. (Sociedad Europea), y quieren disponer de una web legal, deberás de asegurarte que:

1 Convocatoria de una Junta General .

Es necesario convocar una Junta General para su acuerdo, donde deberá figurar expresamente la creación de la web legal, en el orden del día de la reunión. La modificación, el traslado o supresión de la misma, será competencia del órgano de administración salvo disposición estatuaria en contrario.

2. Creación:

El acuerdo de creación de la página web, se hará constar en la hoja abierta de la sociedad, en el Registro Mercantil competente y será publicado en el BORME; así como la modificación, traslado o supresión de la misma. La publicación en el BORME es gratuita.

Las inserciones de una sociedad en la página web tendrán efectos jurídicos una vez esté publicada dicha página.

En el caso de las Sociedades Cotizadas, es obligatorio disponer de una web legal.

Si tienes clientes con sociedades cotizadas, asegúrate de que cumplen con los requisitos que exige la LSC:

“Artículo 11 bis Página web de la sociedad

1. Las sociedades de capital podrán tener una página web corporativa. Esta página será obligatoria para las sociedades cotizadas.

2. La creación de una página web corporativa deberá acordarse por la junta general de la sociedad. En la convocatoria de la junta, la creación de la página web deberá figurar expresamente en el orden del día de la reunión. Salvo disposición estatutaria en contrario, la modificación, el traslado o la supresión de la página web de la sociedad será competencia del órgano de administración.

3. El acuerdo de creación de la página web se hará constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil competente y será publicado en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil”.

El acuerdo de modificación, de traslado o de supresión de la página web se hará constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil competente y será publicado en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil”, así como en la propia página web que se ha acordado modificar, trasladar o suprimir durante los treinta días siguientes a contar desde la inserción del acuerdo.

La publicación de la página web de la sociedad en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” será gratuita.

Hasta que la publicación de la página web en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” tenga lugar, las inserciones que realice la sociedad en la página web no tendrán efectos jurídicos.

Los estatutos sociales podrán exigir que, antes de que se hagan constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil, estos acuerdos se notifiquen individualmente a cada uno de los socios.

La ley incorpora la posibilidad de usar la web corporativa como medio de comunicación siempre y cuando se cumplan una serie de requisitos: aprobado por los socios y por el Registro Mercantil con la consecuente publicación en el BORME, garantía de seguridad y acceso, y constancia oficial de la fecha de publicación (certificación de la misma).”

Para leer más sobre la LSC, haz clic aquí à esto llevaría al link que tenemos en la web de LEY, donde se recogen las leyes que afectan al uso de la web legal. ( ../condiciones-de-uso/)

Si tu cliente ya tiene una web corporativa inscrita en el Registro Mercantil Central y desea cambiar la URL, el Órgano de Administración de la sociedad es quien deberá emitir un certificado especificando dicho cambio con la nueva URL y presentarlo en el Registro:

“Artículo 11 bis Página web de la sociedad (Apartado 2)

2. La creación de una página web corporativa deberá acordarse por la junta general de la sociedad. En la convocatoria de la junta, la creación de la página web deberá figurar expresamente en el orden del día de la reunión. Salvo disposición estatutaria en contrario, la modificación, el traslado o la supresión de la página web de la sociedad será competencia del órgano de administración.”

Si tu cliente ya tiene una web corporativa inscrita en el Registro Mercantil Central y no desea cambiar la URL pero quiere contratar la web legal con ADSOC, deberá de seguir los siguientes pasos:

Contratar el servicio Plan Empresa.

Acceder a la parte privada de Mi Adsoc, y en el menú “Mi Empresa” copiar el código html que aparece en el apartado ”Insertar mi web legal de ADSOC dentro de mi web comercial ”

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Este código es diferente según la empresa ya que tiene su cif y se generará en cada caso. Para incrustar el código de la web legal y que aparezca en la web comercial de una empresa, probablemente se necesite la ayuda de un técnico:

1. Copiar el código.

2. Crear una página en tu web comercial y pegar el código html. De esta manera, se está incrustando un inframe dentro de la web comercial dónde se visualizará la página de la sociedad.

FOTO DE EJEMPLO